Todos os profissionais possuem maus hábitos, que surgem silenciosamente e somente são reconhecidos quando afetam negativamente a produtividade no trabalho. Eles se tornam perceptíveis quando desejamos um dia com mais de 24 horas, não concluímos as tarefas programadas e sentimos o rendimento diminuir.
Quando você está consciente de que eles diminuem a sua performance profissional, torna-se mais fácil assumir a responsabilidade por suas escolhas e combatê-los. Por isso, pergunte-se sobre os seus maus hábitos. Liste-os e prepare-se para eliminá-los de vez da sua rotina profissional.
Quer saber quais são os 6 hábitos que prejudicam a sua produtividade no trabalho? Continue a leitura que nós detalhamos cada um deles a seguir:
1. Interromper as atividades constantemente
A interrupção constante das atividades é uma das maneiras que você tem de procrastinar. Trata-se de um dos maiores inimigos do seu sucesso profissional, afetando o seu rendimento, a competitividade no mercado e até o relacionamento com a equipe. Isso diminui a sua qualidade de vida, gera frustração no local de trabalho, provoca conflitos indesejáveis e contamina quem estiver ao redor.
O combate à interrupção constante das atividades se dá com a descoberta dos gatilhos da procrastinação, ou seja, o que provoca a falta de produtividade, a desconcentração e a inação. Estamos falando de algo extremamente subjetivo, pois cada indivíduo possui os seus próprios gatilhos. Há quem se distraia, por exemplo, com os próprios membros da equipe que, inseguros, questionam procedimentos frequentemente.
Evite a procrastinação e as eventuais interrupções dividindo suas pendências em tarefas menores, detalhando-as em uma lista de afazeres. Se precisar, mude de ambiente e vá trabalhar dentro de uma sala mais reservada. Estabeleça metas alcançáveis e recompense a si mesmo pelo progresso. Organize o seu dia para que seja possível arcar com todos os compromissos necessários.
2. Não definir processos
O sucesso da produtividade no trabalho pode ser dividido em suas partes simples: recursos e organização. Sem uma delas, dificilmente você atingirá os objetivos desejados. Por isso, é fundamental enxergar a sua rotina de trabalho como um todo, onde essas duas partes caminham juntas para que seja possível entregar um resultado de qualidade. Nesse aspecto, a definição de processos é fundamental.
Imagine ter que fazer o mesmo bolo durante o dia, mas sem que haja uma receita para se seguir. Você pode argumentar que a prática leva à eficiência e que uma boa memória consegue suprir a necessidade para que o trabalho seja feito.
O fato é que, se você não estiver na empresa, quem fará o trabalho seguindo os passos que estão na sua mente? A definição de processos permite que uma mesma ação seja executada por outros profissionais sem que haja perdas significativas de qualidade.
Leve isso para o seu dia a dia. Defina processos para as suas principais atividades. Comece por meio de um mapeamento, destacando os mais importantes. Coloque-os em prática e acompanhe a eficiência do método definido.
3. Centralizar as tarefas operacionais
Você sabe qual é a diferença entre centralizar, delegar e abdicar? Muitos gestores confundem o significado dessas três palavras. Entretanto, saber a diferença entre elas é fundamental para o sucesso da sua liderança e a produtividade no trabalho.
Quem abdica dá ordens e exige resultados sem fazer nenhum tipo de esforço para acompanhar ou apoiar o profissional que executará a tarefa. Trata-se de renunciar a qualquer responsabilidade sobre o modo como algo será feito. Em outras palavras, é a política do “se vira”, que por seu lado desmotiva a equipe.
Centralizar as tarefas operacionais significa desconfiar da capacidade intelectual dos profissionais e fazer tudo sozinho. Ela também ocorre quando você dá ordens tão detalhadas que é como se o outro profissional não fosse capaz de pensar. Essa ação infantiliza a equipe, pois incentiva as pessoas a não tomar iniciativas e sempre esperar pela sua decisão.
Já delegar tarefas é quando você compartilha o que precisa ser feito e acompanha o processo, dando autoridade ao profissional e sendo corresponsável pelos resultados obtidos. Basicamente, é a postura de um líder que preza pela produtividade no trabalho, uma vez que isso permite focar em atividades mais estratégicas para o negócio.
4. Responder e-mails imediatamente
Saiba que responder e-mails imediatamente está destruindo a sua saúde e produtividade no trabalho. Checar obsessivamente o correio eletrônico e desejar respondê-los na mesma hora faz com que você perca tempo e foco nas atividades mais importantes. Se você é adepto a esta prática, é bom considerar uma mudança. Caso contrário, você voltará para o primeiro tópico — interrompendo as atividades constantemente.
Estabeleça um método para checar e responder os e-mails. Faça isso em períodos pré-determinados do seu dia. Comece o dia organizando a caixa de entrada, sinalizando quais mensagens são importantes ou urgentes e priorizando as respostas delas. Aquelas que tiverem baixa prioridade podem ficar para o intervalo entre a execução de cada tarefa.
5. Desenvolver várias tarefas simultaneamente
A realização de várias tarefas ao mesmo tempo pode ser prejudicial para a sua produtividade no trabalho. Há quem, de fato, consiga fazer diferentes coisas ao mesmo tempo, sem deixar de entregar qualidade. O caso é que essa habilidade não está presente na maioria das pessoas e, sinceramente, não é tão positiva quanto alguns profissionais costumam considerar.
Por melhor que você seja, o foco em cada uma das tarefas propicia a chance de elas serem feitas com mais calma e dedicação. Isso significa que será possível ir além do óbvio, ou seja, entregar um resultado mais completo. Esse tempo dedicado às tarefas, individualmente falando, fomenta a criatividade e o surgimento de soluções inovadoras — às vezes para problemas cotidianos que ninguém antes havia pensado.
Faça um planejamento do seu dia, dividindo as tarefas em bloco. Estabeleça prioridades naquelas tarefas que são importantes, antes que virem urgências. Cumpra com os prazos estabelecidos e, se for possível, automatize alguns processos. Tenha paciência com a mudança de comportamento e encare-a de modo positivo, pois se trata da qualidade das entregas que você fará.
6. Aceitar todas as reuniões propostas
O excesso de reuniões prejudica a sua imagem como gestor e provoca uma perda significativa de tempo. Trata-se de uma armadilha que o leva de volta, novamente, para o primeiro tópico deste artigo. Se isso acontece dentro da sua empresa, fique ciente que não será difícil encontrar profissionais reclamando da quantidade de interrupções em suas rotinas para reuniões improdutivas.
A grande quantidade de reuniões mostra que não há um planejamento em torno delas, pois tudo necessita obrigatoriamente de um novo encontro. Você mesmo não precisa participar de todas elas, porque fica condicionado a acompanhar todos os detalhes para ter que decidir somente no final.
Portanto, peça para que o planejamento e a ata da reunião sejam encaminhados para você analisar e participar, com uma certa distância, dos assuntos envolvidos em algumas delas.
A mudança de postura pode torná-lo um profissional com mais qualidade e aceito por sua equipe de trabalho, que passará a vê-lo como líder em vez de chefe. As ações propostas para combater os maus hábitos ajudarão não somente no seu rendimento, mas nos resultados de toda a companhia.
Que tal eliminar os hábitos aqui apresentados e que prejudicam a sua produtividade no trabalho?
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