Depois de abrir um negócio e se firmar no mercado, mais cedo ou mais tarde o empreendedor precisa aprender a como delegar tarefas. Se no começo da empresa ele conseguia sozinho aliar a gestão e a operação das atividades, à medida que a demanda aumenta e o estabelecimento se torna mais complexo, surge a necessidade de repartir a autoridade.
Por mais que exista a ideia de que um negócio só cresce sob os olhos do dono, no fundo é por vezes impossível que ele tenha condições de acompanhar todas as tarefas de perto. Mesmo que seja polivalente, haverá ocasiões em que o empresário precisará abrir mão de certas responsabilidades, para poder se dedicar exclusivamente a aspectos estratégicos da empresa.
Acompanhe, a seguir, algumas dicas sobre como delegar tarefas e, assim, obter mais eficiência para o seu negócio e mais qualidade de vida para você!
Identifique os processos da empresa
O mapeamento de processos é um requisito indispensável para a profissionalização da gestão empresarial. Afinal, se não conhece as atividades e os fluxos de material e de informação no negócio, o empresário passa a não ter condições de planejar, organizar, dirigir e controlar o empreendimento.
Ao identificar os diferentes processos do negócio, como compras, vendas, atendimento ao cliente, cobrança, suporte etc., o proprietário pode realizar uma triagem do que vai acompanhar de perto e do que vai delegar para subordinados e terceirizados. Nesse caso, vale a pena fazer um raio X também para listar as competências necessárias para a gestão de cada tipo de processo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar o profissional certo para uma área específica.
Concentre-se no nível estratégico
No começo de um negócio, é comum haver uma mistura de funções e de atividades entre os setores e profissionais da empresa. Contudo, à medida que ela cresce e a gestão se torna mais complexa, surge a necessidade de se distinguir os níveis estratégico, tático e operacional. Na hora de institucionalizar essa diferenciação, é normal ter que pensar em como delegar tarefas.
Nesse sentido, o ideal é que o dono do negócio concentre esforços no nível estratégico da empresa, como visão de futuro, metas de crescimento, norteadores de ações etc. Já as funções de gerência, via de regra, são destinadas para quem atua no nível tático. Por fim, o nível operacional fica a cargo de quem executa tarefas ligadas à atividade-fim do negócio.
Como o tempo do proprietário é restrito, ele deve se concentrar nas ações que de fato vão agregar valor para o negócio. Por isso, não é recomendável que o empresário seja responsável por supervisionar atividades-meio da organização, como logística ou atendimento aos clientes. Nesses casos, a transferência da responsabilidade é mais adequada, não só como forma de descentralização do poder como também de aumento da eficiência no controle das atividades.
Ofereça treinamento antes de pensar em como delegar tarefas
A capacitação dos profissionais é uma condição essencial para que a delegação de tarefas seja realmente positiva para uma empresa. Para poder cobrar um colaborador por resultados, antes o empreendedor deve estabelecer critérios de qualidade e procedimentos padrões para cada tipo de tarefa.
Além disso, o dono da empresa deve ser capaz de colocar profissionais com perfis adequados para cada atividade delegada. Em seguida, também é necessário realizar o treinamento dos profissionais que receberão a transferência de responsabilidades. Só dessa maneira é possível conseguir a excelência na delegação de tarefas e um ganho efetivo de produtividade.
Monitore as atividades e exerça a liderança
Uma coisa é controlar detalhes de uma tarefa operacional, enquanto outra é monitorar a execução das atividades por meio de relatórios de status e conversas pontuais. Como gestor de um negócio, o empresário deve saber distinguir essas duas posturas, para poder ganhar tempo e ser mais efetivo na administração do negócio.
Ao exercer a liderança na empresa, o proprietário deve se mostrar aberto a sugestões dos colaboradores e a questionamentos acerca das atividades. Vez ou outra, se for mesmo necessário, o empresário até pode ensinar como uma tarefa deve ser feita. Contudo, em seguida o responsável pelo trabalho deve ser capaz de conduzir a atividade sozinho. O gestor, então, poderá monitorar os resultados parciais e, caso haja necessidade, apontar correções e melhorias. Ainda assim, o dono do negócio deve ter consciência de que não deve fazer a tarefa no lugar do subordinado.
Dê feedback e avalie resultados
Para saber como delegar tarefas com qualidade, é imprescindível que o empresário não se esqueça de dar feedback sobre os trabalhos realizados. Muitas vezes o gestor deixa de intervir nos processos e, por isso, algumas atividades não são feitas com a qualidade exigida. Se o colaborador não sabe disso, é comum repetir alguns vícios ou falhas na execução dos serviços. Mesmo assim, é preciso haver certo cuidado no uso das palavras de um feedback, para que o efeito da conversa seja positivo e não desmotivador.
Ao avaliar os resultados com certa frequência, o proprietário do negócio tem condições de reforçar aspectos positivos e corrigir pontos negativos dos processos. Com essa atitude, ele otimiza a delegação de tarefas e potencializa a própria atuação. Afinal, como não pode estar em todos os locais da empresa ao mesmo tempo, o dono “prolonga as próprias mãos” por meio da transferência de autoridade.
Foque no core business do empreendimento
Além de aprender a como delegar tarefas internamente, muitas vezes o empreendedor deve ser capaz de transferir para terceiros a responsabilidade sobre atividades-meio do negócio. Dessa maneira, a empresa pode focar os esforços nas atividades-fim, as quais são a razão de ser do empreendimento.
Por exemplo, ao terceirizar o serviço de call center, o negócio deixa de ter a necessidade de possuir um espaço físico e uma infraestrutura de Tecnologia da Informação para receber os atendimentos. Além disso, outra vantagem desse tipo de descentralização de atividades é que a empresa pode facilmente adequar o serviço à demanda da empresa, sem ter que contratar e treinar profissionais por conta própria. Assim, o negócio economiza recursos e aumenta a eficiência das operações, sem baixar a qualidade da atividade-fim.
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