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Gestão de Processos em pequenas empresas: o que é e por que preciso?

Gestão de Processos em pequenas empresas: o que é e por que preciso?

Quer fazer sua empresa crescer, mas esbarra constantemente em problemas como a baixa produtividade e a falta de controle do que acontece ao seu redor? Pode ser a hora de conhecer as vantagens da gestão de processos em pequenas empresas.

Um bom exemplo de como ela é necessária é que um único colaborador pode render 5 vezes mais em um negócio que usa esse modelo de gestão. E como a produtividade é essencial para pequenas empresas serem competitivas, ela é fundamental para esse segmento.

Que tal implementar essa mudança tão importante e fazer uma verdadeira revolução no seu ambiente interno? Leia este post até o fim, saiba o que é gestão de processos e quais são seus benefícios!

Como funciona a gestão de processos em pequenas empresas

O conceito é simples: toda a rotina da sua empresa deve ser racionalizada. Isso implica adotar uma política de pensar cada ação desde o momento em que a matéria-prima entra no seu estoque até a entrega do produto final para um cliente.

Se o que você oferece é um serviço, a lógica não muda muito. Basta criar processos, documentá-los e melhorá-los constantemente. Isto é, ser meticuloso e registrar cada etapa da venda, utilização, manutenção e, inclusive, opiniões favoráveis ou desfavoráveis, sejam elas da equipe ou dos clientes.

No dia a dia da empresa, a gestão de processos significa, mais do que tudo, padronização: os funcionários devem ser capazes de reproduzir uma ordem de ações que sejam comprovadamente mais rápidas, baratas e menos cansativas.

Se tiver uma gestão de processos para os procedimentos principais da empresa — ou seja, os diretamente relacionados ao produto ou serviço que você oferece — um para lidar com seus fornecedores, um para todo o apoio logístico e um para as suas finanças — o potencial de aumento da produtividade é gigantesco!

Por que ela é necessária

Se os dados de que o brasileiro trabalha muito, mas rende pouco são verdadeiros, não adianta atribuir isso só à falta de proatividade e foco do colaborador.

Qualquer pessoa se adapta mais rápido e responde melhor a rotinas bem estabelecidas e com uma ordem lógica de ações.

Além do mais, a gestão de negócios em pequenas empresas é uma etapa indispensável para a profissionalização. Esse segmento tem sua capacidade de investimento reduzida, o que torna ainda mais importante que haja processos bem pensados, otimizados e funcionais.

Ela toca, também, num problema muito comum: a necessidade de o proprietário se fazer presente em todas as etapas operacionais e estratégicas.

Esse é o maior impedimento para que pequenos negócios cresçam e acaba gerando alguns gargalos mais cedo ou mais tarde.

Uma gestão de processos eficiente se traduz em maior produtividade da equipe e também do gestor, permitindo que ele eleve sua qualidade de vida. Além de ajudar empresas terceirizadas (outra grande solução para esse problema) a compreenderem melhor a dinâmica interna do negócio.

Quais as suas vantagens

Nenhuma empresa de grande porte e reconhecida no seu setor chegou onde está sem uma gestão de processos. Essa informação, por si só, já é um ótimo argumento para você considerar aderir a ela.

Mas há, ainda, inúmeros benefícios desse tipo de procedimento que podem ser citados:

  • Ganho de competitividade — padronizar a rotina da sua empresa significa saltar à frente de muitos concorrentes, principalmente aqueles do mesmo porte que você. Embora as grandes empresas façam uso da gestão de processos, a maior parte dos pequenos empreendimentos ainda não aderiu a ela.
  • Possibilidade de mudanças internas rápidas — com processos rígidos e documentados, você fica menos suscetível à desorganização quando tem que mudar internamente. Isso se traduz em mais flexibilidade e segurança institucional.
  • Fim da confusão e do retrabalho — sabe quando dois funcionários descobrem que estão fazendo a mesma coisa? Ou que há tarefas que ninguém pegou pra fazer? Com uma organização bem-feita, a distribuição de funções é melhor e as tarefas não ficam paradas e nem há retrabalho.
  • Mais tranquilidade para substituir funcionários — aquele colaborador que consegue cuidar de tudo é digno de palmas, mas costuma te deixar em apuros quando se desliga da empresa. A gestão de processos evita que você fique tão dependente dele e facilita a adaptação do funcionário que vai substituí-lo, já que ele vai saber muito bem o que faz, porque, como e onde se encaixa no todo.
  • Facilidade para rever e melhorar os resultados — como os processos passam a ser documentados, fica muito fácil compará-los e introduzir melhorias.
  • Satisfação dos clientes — fazer melhor, mais rápido, com mais consciência e, em muitos casos, até mais barato. Qual o cliente que não vai sentir rápido os efeitos benéficos desse tipo de gestão?

Quais os tipos e as metodologias de gestão de processos

Convencido das inúmeras vantagens de gerir os seus processos de forma mais racional? Então vale a pena aprender quais são os tipos e metodologias mais comuns e escolher a melhor para aplicar na sua empresa:

Gestão funcional

É um tipo de gestão de processos em que as áreas são separadas sistematicamente e as funções são distribuídas numa hierarquia rígida.

O nível de organização de uma gestão funcional é muito alto, já que cada colaborador e seus supervisores lidam com poucas tarefas e elas estão circunscritas a uma área bem específica e delimitada.

No entanto, demanda uma hierarquização muito forte das funções, o que tem como desvantagem não estimular a autonomia e nem satisfazer e reter os melhores colaboradores da sua empresa, já que eles podem se sentir subaproveitados.

Gestão sistêmica

A distribuição sistêmica de funções é um tipo mais moderno de delegação de tarefas. Nela, os colaboradores se dividem de uma forma lógica, onde o trabalho de um se relaciona e completa o do outro.

A gestão sistêmica não é tão metódica quanto a funcional, mas estimula os funcionários a se sentirem parte do todo empresarial e, consequentemente, costuma ser mais motivadora e saudável para o ambiente e a comunicação interna.

PDCA

É uma metodologia comum de gestão, baseada em quatro palavras, que compõem a sigla PDCA: Plan, isto é, planejamento, Do, que significa execução, Check, de controle ou fiscalização, e Action, ou ação.

Como deve ter dado para perceber, a lógica é simples: planeje, coloque em prática, fiscalize e aja quando precisar rever alguma parte do processo.

BPM

O Business Process Management ou Processo de Gerenciamento de Negócios é um tipo bem analítico de gestão de processos. Consiste em dividir cada parte de cada processo em partes pequenas e avaliá-las, otimizando cada rotina e ação nos seus mínimos detalhes.

Como vimos, a produtividade de uma pequena empresa não é algo que depende apenas do recrutamento e motivação dos colaboradores. Para que eles possam dar o seu melhor, precisam de processos organizados e fáceis de entender.

No final dessa pirâmide de produtividade, o maior beneficiado é você, que vê a sua empresa crescer e ainda ganha tempo para a família e qualidade de vida. Afinal a gestão de processos em pequenas empresas garante que as coisas andem mesmo que você não esteja por perto!

Gostou deste post? Tem alguma preferência entre os métodos de gestão que apresentamos? Que tal deixar o seu comentário aqui embaixo, contando pra gente o que achou?

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