Tempo é dinheiro, não é mesmo? Esse antigo jargão do universo corporativo expressa muito bem uma das maiores preocupações vivenciadas por um empreendedor: o gerenciamento do tempo. Afinal, alcançar o sucesso empresarial depende de uma boa administração do tempo disponível.
Sabemos que a rotina de um empresário quase sempre é estressante e repleta de compromissos, mas a boa notícia é que, com um bom planejamento, é possível abrir espaços na agenda e aumentar sua produtividade.
Pensando nisso, separamos 7 dicas infalíveis para ajudá-lo a aproveitar melhor seu tempo e tornar o seu dia a dia mais eficiente. Acompanhe!
1. Faça um planejamento
“Falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos” (Albert Einstein)
Ter um planejamento preciso das tarefas a serem desempenhadas é essencial para todo empreendedor. Se você trabalha sem qualquer critério ou controle do que precisa ser feito, provavelmente está perdendo um tempo valioso.
Nesse sentido, ter o hábito de manter uma agenda organizada é muito positivo. Você deverá anotar todos os compromissos, prazos, datas importantes, ligações a serem realizadas, reuniões com funcionários e fornecedores e demais obrigações do seu cotidiano.
Tenha o cuidado de planejar ao menos os próximos três dias da semana, assim você terá mais segurança ao executar estratégias de mercado. Evite pensar apenas nas necessidades imediatas e organize-se também para tarefas a longo prazo.
Além disso, não comece o dia sem analisar sua agenda, pois esse tipo de atitude pode fazer com que algo deixe de ser realizado, afetando a sua produtividade e reduzindo sem tempo de descanso e lazer.
2. Aprenda a delegar funções
Não saber delegar funções é um dos erros mais recorrentes entre empresários. Seja por falta de confiança na equipe ou por excesso de controle dos processos, muitos empreendedores perdem uma considerável parcela de tempo ao executarem tarefas que poderiam ser delegadas a algum funcionário ou a uma empresa terceirizada.
Você consegue imaginar o quanto isso pode atrapalhá-lo? Ao fazer tudo sozinho, você não terá tempo para questões realmente importantes para o negócio, atrasando ou inviabilizando o crescimento empresarial.
Assim, concentre-se em realizar apenas as tarefas tidas como estratégicas e aprenda a deixar que uma equipe se encarregue das demais, como:
- arquivamento de documentos;
- análise de dados;
- confecção de relatórios;
- atendimento ao cliente;
- conferência de estoque.
3. Para um melhor gerenciamento do tempo, faça reuniões mais objetivas
As reuniões são uma das ferramentas mais importantes para o bom funcionamento de um negócio. Elas são responsáveis por manter todo o grupo informado e focado nos objetivos do empreendimento e, por isso, devem ser realizadas com certa frequência. Entretanto, reuniões demoradas e sem uma pauta previamente definida podem representar perda de tempo e queda na produtividade dos funcionários.
Já imaginou ficar reunido por horas e durante vários dias da semana com sua equipe, tratando de assuntos que poderiam ter sido comunicados por e-mail ou qualquer outro meio de comunicação interna? Essa situação certamente representaria grande prejuízo para o negócio e deve ser evitada.
Faça sempre uma pauta para a reunião e priorize temas importantes. Além disso, seja objetivo e claro quanto ao exposto, reduzindo ao máximo o tempo de duração desses encontros.
4. Aprenda a dizer “não”
Como líder, você será procurado por seus funcionários sempre que surja algum problema ou dificuldade em suas tarefas. No entanto, você deve estar preparado para dizer “não” quando julgar que ele é capaz de resolver sozinho essa questão.
Pode parecer uma atitude difícil de ser tomada, mas isso é essencial para o crescimento pessoal de cada colaborador. Dar a eles autonomia para que encontrem uma saída para os desafios do dia a dia diminui o tempo perdido pelo empreendedor e melhora a produtividade do grupo.
5. Elimine distrações
Em um mundo tão globalizado, você, melhor do que ninguém, sabe o quanto a internet pode ser sedutora, não é mesmo? O que deveria ser uma conferida rápida no e-mail, pode se transformar em horas perdidas com distrações em redes sociais.
Assim, evite acessar essas redes enquanto estiver trabalhando. Deixe para olhar o Facebook, Whatsapp e demais canais durante os intervalos, minimizando a perda de concentração e produtividade no trabalho.
Gerenciar o e-mail é também uma estratégia valiosa quando o assunto é gestão de tempo. Procure estabelecer um horário específico para conferir e responder as mensagens, evitando com isso interrupções constantes das atividades.
6. Concentre-se em uma coisa de cada vez
Querer fazer tudo ao mesmo tempo não parece ser uma boa ideia. Apesar de ser a vontade de grande parte dos empresários, é impossível realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo com qualidade. Certamente algo será realizado de maneira inadequada e com resultado abaixo do esperado.
Desse modo, siga o seu planejamento diário se dedicando a um compromisso de cada vez e só passe para a próxima tarefa depois de ter concluído a anterior. Ao final do dia você terá cumprindo todo o cronograma e ainda terá economizado tempo. Experimente!
7. Tenha um tempo para você e sua família
É extremamente comum encontrarmos empreendedores que se dedicam exclusivamente ao trabalho. Apesar de acreditarem que estão fazendo algo necessário para a garantia do crescimento empresarial, tal atitude é extremamente prejudicial.
Essas jornadas estressantes representam um problema para a produtividade e afetam o relacionamento familiar do empresário. Você precisa se programar para ter um tempo livre todos os dias para fazer o que gosta e se relacionar com amigos e familiares.
Acredite, isso é gestão de tempo! Administrar melhor seu tempo é encontrar meios de realizar todas as suas obrigações como empresário sem se esquecer de suas necessidades enquanto ser humano.
Como você percebeu, o gerenciamento do tempo é primordial para o sucesso do seu empreendimento. Com as dicas apresentadas hoje, você conseguirá se organizar e aproveitar melhor seu dia para realizar tudo o que seu negócio precisa para crescer de maneira ordenada, sem afetar sua saúde e relacionamento pessoal. Portanto, comece agora a mesmo a colocar em prática os conhecimentos adquiridos!
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E outra dica, que tal ouvir, ou assistir ao episódio do Podcast Belluno Talks, que fala sobre produtividade? Com certeza junto com essas dicas que você leu acima, vai te ajudar muito!!
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